Assistant·e administratif·ve et coordination des formations

Offre d’emploi

FormaServices est un centre de formation dynamique basé à Tournai et actif dans toute la Belgique depuis 2010 dispensant plus de 1300 sessions par an dans trois secteurs d’activité.

Structurée en coopérative, notre équipe pluridisciplinaire de formateur.rice.s est composée de plus de 40 professionnels de secteurs spécifiques.

Chez FormaServices, nous aimons le travail bien fait, l’organisation carré... mais aussi la convivialité, l’entraide et l’humour.
Si tu es du genre à repérer la petite info oubliée et à faire en sorte que tout roule : tu vas adorer travailler avec nous.

Tes missions

Tu es le point de contact privilégié des formateurs et un soutien essentiel à la coordination. Ta fonction est composée de 4 missions principales :

1. Administration des formations

Encoder et mettre à jour les formations dans nos outils internes.
Gérer les inscriptions, listes de présence et documents nécessaires.
Suivre les confirmations, changements, annulations et mises à jour diverses.
Préparer et envoyer les documents administratifs aux formateurs et partenaires.
2. Coordination logistique
Réserver et organiser les salles de formation (interne/externe).
Veiller à la disponibilité du matériel pédagogique et des supports imprimés.
Préparer, envoyer ou mettre à disposition les dossiers pédagogiques.
Gérer les imprévus de dernière minute (absence de formateur, salle indisponible...).
3. Communication & suivi

Assurer le lien fluide entre formateurs, partenaires et l’équipe interne.
Répondre aux questions des formateurs et des participants.
Transmettre les informations importantes dans les bons délais.
Maintenir à jour les plannings et informer l’équipe des modifications.
4. Finances (tâches simples)

Encoder et vérifier certaines factures de fournisseurs.
Effectuer de petites relances.
Vérifier les éléments nécessaires aux paiements.

Profil recherché

Minimum CESS, idéalement en orientation administrative, secrétariat ou gestion avec une première expérience

Organisé·e, rigoureux·se, tu es capable de prioriser et gérer plusieurs dossiers à la fois.
Autonome, proactif·ve, fiable: tu prends les choses en main avec un vrai sens des responsabilités.
Excellent relationnel : tu sais communiquer clairement avec tous nos interlocuteurs à l’écrit et à
l’oral
A l’aise avec la suite Google Workspace (Gmail, Drive, Docs, Sheets, Agenda et idéalement
l’utilisation d’un CRM.

Pourquoi nous rejoindre ?

Tu prends un rôle central dans le fonctionnement du centre.
Tu rejoins une équipe bienveillante, engagée et dynamique.
Tu gagnes rapidement en autonomie.
Tu bénéficies de formations continues au sein de FormaServices.

Ce que nous offrons

CDD de 30,4h/sem. évolutif en CDI 38h.
Salaire basé sur la CP 200.00 (catégorie B) et l'expérience
Horaires : lundi, mardi, jeudi, vendredi de 8h à 16h
Un mix bureau/télétravail est envisageable après la période d’intégration, en fonction de l’organisation et des besoins des formations.
Chèque repas de 8€/jour presté
Intervention dans les frais d’abonnement GSM
Prime de fin d’année
Formation continue

Comment postuler ?

Envoie ton CV + lettre de motivation à emploi@formaservices.be avec l’objet : Candidature Assistant·e administratif·ve – [Nom + Prénom] avant le 31/12/25

Les candidatures retenues feront l'objet d’un entretien et épreuves de recrutement qui s’organiseront entre le 19 et 23 janvier 2026.

Contact et infos complémentaires : 069/ 35 47 00

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Lieu de travail

FormaServices, 191 rue Carlos Gallaix, 7521 Tournai